Hoe krijg je duurzaamheid écht in het inkoopproces? Niet alleen in beleid of een leveranciersvragenlijst, maar juist op het moment dat keuzes worden gemaakt? Daarover gingen we tijdens onze Ronde Tafel Duurzame Inkoop in gesprek met acht deelnemers van Papendal, Acomo, JSTN Groep, Petit & Jolie en Meelunie. Verschillende bedrijven, verschillende fases van duurzame inkoop – en verrassend veel herkenning.
1. Begin klein
Je hoeft niet morgen al je leveranciers te verduurzamen. Sterker nog: dat werkt waarschijnlijk averechts. Kijk waar je impact én invloed hebt. Kies een paar leveranciers waarmee je een goede relatie hebt en die ervoor openstaan om samen stappen te zetten. Leer daarvan en breid vervolgens uit. Dat was ook een belangrijke les uit het praktijkverhaal van Jeroen de Waaij van Meelunie. Zelfs het verzamelen van ogenschijnlijk concrete informatie zoals CO₂– en LCA-data blijkt in een internationale keten niet eenvoudig. De ene leverancier is al ver, de andere moet nog beginnen.
2. Spreek de taal van de ander
CO₂-reductie, LCA, Scope 3: voor een duurzaamheidsprofessional dagelijkse kost. Maar lang niet voor iedereen. Wil je mensen meekrijgen? Vertaal duurzaamheid dan naar iets wat voor hén relevant is. Het voorbeeld van een groot toekomstig aanbestedingstraject werd gegeven, waar producten van verschillende leveranciers in zullen zitten. Als de klimaatimpact van het project zo laag mogelijk moet zijn, ga het gesprek aan wat dat dan betekent voor hun producten? Maar, denk ook aan kosten, klantvragen, risico’s, nieuwe opdrachten of leveringszekerheid. En maak impact zichtbaar. Een abstract aantal tonnen CO₂ zegt heel weinig. Een concreet voorbeeld van hoeveel transportbewegingen je voorkomt, kan ineens wél binnenkomen.
3. Ga in gesprek, intern en met leveranciers
Misschien wel de belangrijkste les van deze Ronde Tafel: duurzame inkoop is mensenwerk en maatwerk. Stuur dus niet alleen een vragenlijst naar een leverancier, maar bespreek waar je naartoe wilt en vraag wat er samen mogelijk is. En vergeet vooral je eigen organisatie niet. Duurzaamheid kan pas onderdeel worden van inkoop als inkopers begrijpen wat de ambitie voor hun dagelijkse werk betekent.
Dat besef ontstond ook bij een van de deelnemers: “Ik realiseerde me tijdens de Ronde Tafel dat ik onze inkoopmanager onvoldoende heb meegenomen. Ik ga morgen met hem in gesprek: wat betekenen onze duurzame plannen voor zijn werk en hoe kunnen we elkaar helpen?” Dát is de beweging die we met de Ronde Tafel voor ogen hadden.
4. Zorg dat duurzaamheid niet bij 1 persoon blijft
Een duurzaamheidsmanager kan trekken, enthousiasmeren en ondersteunen. Maar als duurzame inkoop alleen van hem of haar blijft, wordt het lastig. Deel daarom intern concrete successen. Laat zien wat een leverancier of collega al heeft bereikt. Vergelijk resultaten waar dat zinvol is. En zorg dat de directie zichtbaar achter de gekozen koers staat. Want als medewerkers uiteindelijk alleen worden gestuurd en beoordeeld op financiële resultaten, is het niet vreemd als duurzaamheid het bij een lastige keuze toch aflegt tegen prijs.
Gewoon beginnen
Mijn belangrijkste inzicht na deze Ronde Tafel? We kunnen duurzame inkoop behoorlijk ingewikkeld maken met beleid, KPI’s, data en systemen. Die zijn nodig, maar de verandering begint vaak veel eenvoudiger: kies waar je verschil kunt maken, ga met de juiste mensen in gesprek en zet samen de eerste stap. Niet perfect. Wel vooruit. Want de interessantste vraag is niet: hoe duurzaam kopen we vandaag al in? Maar: wat is de volgende stap die we morgen kunnen zetten?
De Ronde Tafel Duurzame Inkoop organiseerde ik samen met Monique Morée in naam van De Zwerm bij Social Impact Factory in Utrecht.